Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize
Principais lições deste artigo
- A escrituração contábil é obrigatória para ME e EPP, independentemente do regime tributário, e serve como base legal e gerencial para o negócio.
- Além de garantir conformidade fiscal, a escrituração permite planejamento tributário eficiente, como o cálculo correto do Fator R e a distribuição de lucros isenta de impostos.
- O processo hoje é totalmente digital via SPED, com ferramentas online que automatizam lançamentos, conciliações e geração de relatórios.
- Escrituração contábil e escrituração fiscal são processos distintos, mas complementares. Uma ME ou EPP bem gerida precisa manter ambas em dia.
- Para garantir que a empresa cumpra todas as obrigações contábeis com agilidade e segurança, vale contar com a expertise da Agilize Contabilidade: fale com um especialista da Agilize Contabilidade e organize sua escrituração.
Passo 1: quem deve fazer escrituração contábil
A legislação empresarial brasileira exige escrituração contábil regular para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Essa obrigação decorre do ordenamento jurídico que rege as sociedades empresariais no Brasil e não apenas da Receita Federal.
A Lei Complementar nº 123/2006 deixa claro que o Simples Nacional não elimina a necessidade de escrituração contábil quando há exigência para comprovação de receitas, despesas, lucro e regularidade empresarial. Em outras palavras: optar pelo Simples Nacional não dispensa a ME ou EPP de manter os livros contábeis em ordem.
ME é a empresa com receita bruta anual de até R$ 360.000,00. EPP é a empresa com receita bruta anual superior a R$ 360.000,00 e de até R$ 4.800.000,00. Esses dois portes têm obrigação de escrituração contábil regular, independentemente do regime tributário adotado.
O MEI não tem essa exigência formal. A Agilize Contabilidade atende exclusivamente ME e EPP.
Passo 2: como é feita a escrituração contábil hoje
A escrituração contábil deixou de ser feita em papel há anos. Hoje, o processo é digital e segue os padrões do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), plataforma do governo federal que centraliza a entrega de obrigações acessórias em formato eletrônico.
Dentro do SPED, a principal obrigação para empresas de maior porte é a ECD (Escrituração Contábil Digital), que exige a entrega de livros contábeis completos, como diário, razão e auxiliares, em formato XML padronizado. Embora as empresas optantes pelo Simples Nacional estejam, em regra, isentas da entrega da ECD e da ECF, com exceções previstas em lei para a ECD, elas ainda precisam manter escrituração contábil adequada para garantir a regularidade financeira e fiscal do negócio.
Essa escrituração, na prática, é realizada por um contador registrado no CRC, com apoio de ferramentas de contabilidade online que automatizam lançamentos, conciliações bancárias e geração de relatórios. Esse processo garante dados organizados, acessíveis e prontos para qualquer necessidade, como distribuição de lucros ou análise de crédito bancário.
Passo 3: quais são as funções principais da escrituração contábil
A escrituração contábil cumpre três funções centrais para ME e EPP. Essas funções sustentam a regularidade da empresa, o planejamento tributário e a segurança na relação entre sócios e negócio.
- Conformidade fiscal: mantém a empresa regular perante os órgãos públicos, evita autuações e reduz o risco de multas por irregularidades nos registros.
- Planejamento tributário: com dados contábeis organizados, o contador identifica oportunidades legais de redução da carga tributária, como o cálculo correto do Fator R, que pode migrar uma empresa de serviços do Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%, para o Anexo III, com alíquota inicial de 6%, no Simples Nacional.
- Distribuição de lucros: a Lei Complementar nº 123/2006 vincula a isenção tributária sobre a distribuição de lucros aos sócios à existência de escrituração contábil regular sempre que o lucro distribuído superar os valores presumidos pela legislação. Sem escrituração, a empresa fica limitada aos critérios legais de presunção, e os sócios podem pagar imposto sobre valores que seriam isentos com a contabilidade em dia.
Essas três funções se complementam. A mesma base de dados contábeis que garante conformidade também sustenta decisões tributárias e a distribuição segura de lucros.
Passo 4: diferença entre escrituração contábil e fiscal
Escrituração contábil e escrituração fiscal são processos distintos, embora complementares. A escrituração contábil registra todas as movimentações econômicas e patrimoniais da empresa, como receitas, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido, com base nas normas do CFC e na legislação societária. O objetivo é retratar a situação financeira real do negócio.
A escrituração fiscal foca exclusivamente nas obrigações tributárias. Esse processo envolve apuração de impostos, emissão de notas fiscais, escrituração de livros fiscais e entrega de declarações ao fisco. As regras seguem a Receita Federal, os estados e os municípios, conforme o regime tributário da empresa.
Em resumo, a escrituração contábil mostra o que a empresa tem e deve. A escrituração fiscal mostra o que a empresa deve pagar ao governo. Uma ME ou EPP bem gerida precisa das duas em dia, e um bom contador cuida de ambas de forma integrada.
Passo 5: escrituração contábil no Simples Nacional
Empresas optantes pelo Simples Nacional têm obrigações contábeis específicas. O regime unifica o recolhimento de tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia, o DAS, mas não elimina a necessidade de escrituração contábil regular.
As atividades das ME e EPP no Simples Nacional são classificadas nos anexos do Simples Nacional, do Anexo I, comércio, ao Anexo V, serviços de natureza intelectual, com alíquotas iniciais entre 4% e 15,5%. O correto enquadramento no anexo depende diretamente de uma escrituração contábil precisa, em especial para empresas de serviços que calculam o Fator R.
No contexto do Simples Nacional, tanto ME quanto EPP, dentro dos limites de faturamento definidos anteriormente, precisam de escrituração contábil organizada para comprovar receitas, apurar lucros e cumprir as obrigações acessórias do regime. Esse controle também ajuda a evitar desenquadramento por excesso de faturamento.
Uma observação importante: profissões de cunho intelectual ou regulamentadas, como engenheiros, arquitetos, advogados, médicos e psicólogos, não podem ser MEI. Esses profissionais precisam abrir uma ME ou EPP e manter escrituração contábil regular desde o início.
Passo 6: como realizar a escrituração contábil corretamente
A escrituração contábil de uma ME ou EPP envolve etapas práticas. Quando um contador especializado executa essas etapas com método, a empresa ganha conformidade e eficiência tributária.
- Contratar um contador registrado no CRC: a escrituração contábil é obrigatória e precisa da assinatura de um profissional habilitado. Essa não é uma tarefa para fazer sozinho.
- Organizar os documentos da empresa: notas fiscais emitidas e recebidas, extratos bancários, folha de pagamento, contratos e comprovantes de despesas precisam ficar centralizados e atualizados.
- Manter a conciliação bancária em dia: o cruzamento entre os lançamentos contábeis e os extratos bancários evita erros e garante que os dados reflitam a realidade financeira da empresa.
- Apurar os resultados mensalmente: o contador calcula receitas, despesas e lucro de cada período e gera relatórios contábeis que apoiam decisões e atendem às exigências legais.
- Acompanhar as obrigações acessórias: declarações, guias e entregas ao fisco têm prazos específicos. O descumprimento gera multas e pode causar irregularidades no CNPJ.
- Usar uma plataforma de contabilidade online: ferramentas que integram lançamentos, conciliação e relatórios em tempo real reduzem erros e aumentam a transparência para o empreendedor.
A Agilize Contabilidade cuida de todo esse processo para ME e EPP no Simples Nacional: do lançamento contábil às obrigações acessórias, com especialistas dedicados e uma plataforma que permite acompanhar tudo em tempo real. Assim, o empreendedor foca na estratégia do negócio e mantém a contabilidade sob controle.
Perguntas frequentes sobre escrituração contábil
ME e EPP no Simples Nacional são obrigadas a fazer escrituração contábil?
Sim. Conforme explicado ao longo do artigo, ME e EPP têm obrigação legal de manter escrituração contábil regular, independentemente do regime tributário. O Simples Nacional não elimina essa obrigação, apenas simplifica o recolhimento de tributos. A escrituração contábil é necessária para comprovar receitas, apurar lucros, cumprir obrigações acessórias e garantir a regularidade do CNPJ.
O que acontece se a empresa não mantiver a escrituração contábil em dia?
A ausência de escrituração contábil regular expõe a empresa a multas, autuações fiscais e irregularidades no CNPJ. Sem escrituração adequada, a distribuição de lucros aos sócios fica limitada aos critérios legais de presunção, o que pode resultar em tributação sobre valores que seriam isentos com a contabilidade organizada. O prazo de regularização varia conforme o auto de infração e a legislação aplicável.
Escrituração contábil e escrituração fiscal são a mesma coisa?
Não. A escrituração contábil registra todas as movimentações econômicas e patrimoniais da empresa, com base nas normas do CFC. A escrituração fiscal foca nas obrigações tributárias, como apuração de impostos, notas fiscais e declarações ao fisco. São processos complementares, e uma ME ou EPP bem gerida precisa manter os dois em dia.
Como a escrituração contábil ajuda no planejamento tributário de uma ME ou EPP?
Uma escrituração organizada permite que o contador calcule corretamente o Fator R para empresas de serviços nos Anexos III e V do Simples Nacional. Esses dados também ajudam a identificar o enquadramento tributário mais adequado e a comprovar o lucro real para distribuição isenta aos sócios. Sem escrituração precisa, a empresa pode pagar mais impostos do que o necessário ou perder benefícios legais.
A Agilize Contabilidade cuida da escrituração contábil da minha empresa?
Sim. A Agilize Contabilidade oferece contabilidade online completa para ME e EPP no Simples Nacional, com escrituração contábil, apuração de impostos, obrigações acessórias, conciliação bancária e relatórios em tempo real. O empreendedor acompanha tudo pelo painel da plataforma e conta com especialistas contábeis registrados no CRC para tirar dúvidas e orientar decisões. A Agilize Contabilidade não atende MEIs.
Conclusão: mantenha sua escrituração em dia e foque no crescimento
Manter a escrituração contábil em dia é uma obrigação legal e também uma vantagem competitiva. Com registros organizados, a ME ou EPP distribui lucros com isenção fiscal, calcula corretamente o Fator R, evita multas e toma decisões com base em dados reais.
A Agilize Contabilidade nasceu em 2013 como a primeira contabilidade online do Brasil e, em mais de 13 anos de mercado, já atendeu mais de 50 mil empreendedores em todo o país. A plataforma cuida de toda a contabilidade da empresa, como escrituração, obrigações acessórias, conciliação bancária e relatórios em tempo real, enquanto um time de especialistas registrados no CRC oferece atendimento ágil e orientação precisa. A Agilize Contabilidade é empresa RA1000 no Reclame Aqui, selo de excelência no atendimento ao cliente.
O empreendedor foca na estratégia do negócio. A Agilize Contabilidade cuida de tudo relacionado à contabilidade da empresa.
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