Como cumprir as obrigações contábeis da sua pequena empresa?

Principais lições deste artigo

1. ME e EPP no Simples Nacional precisam de contador registrado no CRC para cumprir obrigações como DAS, PGDAS-D, DEFIS, ECF e eSocial, evitando multas acima de R$ 5.000.
2. Ter Fator R igual ou maior que 28% permite migrar para o Anexo III e reduzir alíquotas. O cálculo é: (folha de salários / receita bruta dos últimos 12 meses) × 100.
3. Respeitar prazos em 2026 é essencial: DAS e PGDAS-D até dia 20 de cada mês, DEFIS até 31/03 e ECF até 31/05. A Reforma Tributária exige IBS e CBS nas notas fiscais.
4. Manter CNPJ ativo, certificado digital válido e sistemas atualizados é pré-requisito para automatizar obrigações acessórias e SPED.
5. A Agilize Contabilidade automatiza todas as obrigações a partir de R$ 259 por mês, garantindo conformidade e controle de custos. Contrate agora e foque no crescimento do seu negócio.

Pré-requisitos e visão geral das obrigações

Manter os pré-requisitos em dia evita bloqueios e multas. Sua empresa precisa ter CNPJ ativo, certificado digital válido e enquadramento correto no Simples Nacional. Diferentemente do MEI, que tem obrigações simplificadas, empresas ME e EPP são obrigadas por lei a ter contador para cumprir todas as exigências fiscais e contábeis.

O fluxo de obrigações envolve apurações mensais, declarações anuais e rotinas acessórias. As apurações mensais incluem DAS e PGDAS-D. As declarações anuais incluem DEFIS e ECF. As obrigações acessórias incluem eSocial, DCTF e módulos do SPED. A Agilize Contabilidade assume essas rotinas e libera tempo para você cuidar da operação e da estratégia do negócio.

Checklist inicial para 2026:

1. Verificar pendências no Portal do Simples Nacional
2. Atualizar certificado digital com validade mínima de 6 meses
3. Contratar contador registrado no CRC
4. Configurar sistemas para emissão de notas com IBS e CBS da Reforma Tributária

Ter contador no Simples Nacional é uma exigência legal para ME e EPP. A Agilize Contabilidade oferece soluções completas que automatizam o processo contábil e fiscal, com foco em cumprimento de prazos e redução de riscos.

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Tutorial passo a passo por obrigação

Passo 1: apuração mensal de DAS e Fator R

Calcular o DAS todo mês mantém os tributos em dia. O DAS, Documento de Arrecadação do Simples Nacional, deve ser calculado mensalmente com base na receita bruta acumulada dos últimos 12 meses. Para empresas de serviços, o Fator R define o anexo e a alíquota efetiva. Quando o Fator R é igual ou superior a 28%, a empresa pode migrar do Anexo V para o Anexo III e pagar menos tributos.

O cálculo do Fator R segue uma fórmula simples. Fator R = (folha de salários dos últimos 12 meses ÷ receita bruta dos últimos 12 meses) × 100. Exemplo prático: uma empresa com receita de R$ 420.000 e folha de R$ 126.000 tem Fator R de 30%. Nesse cenário, a empresa se enquadra no Anexo III e passa a ter alíquotas menores.

Evitar erros no cálculo do Fator R reduz riscos de autuação. Erros comuns incluem não considerar pró-labore na folha de pagamento ou usar períodos incorretos de receita e folha. Multas por atraso no pagamento do DAS podem chegar a 20% do valor devido, além de juros.

Passo 2: obrigações acessórias PGDAS-D e DEFIS

Preencher o PGDAS-D corretamente garante o cálculo certo do DAS. O PGDAS-D, Programa Gerador do DAS Declaratório, deve ser transmitido mensalmente até o dia 20 do mês seguinte, com as receitas informadas por anexos do Simples Nacional. A DEFIS, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é anual e tem prazo até 31 de março de 2026.

Rotina mensal recomendada:

1. Apurar receitas por CNAE e por anexo do Simples
2. Calcular e recolher o DAS até o dia 20
3. Transmitir o PGDAS-D dentro do prazo
4. Manter notas fiscais, recibos e relatórios organizados

Passo 3: SPED anual com ECD e ECF

Entregar ECD e ECF corretamente evita multas elevadas. A ECF, Escrituração Contábil Fiscal, tem prazo até 31 de maio de 2026. A ECD, Escrituração Contábil Digital, também deve ser entregue até 31 de maio para empresas obrigadas. A fiscalização dessas obrigações foi intensificada, com multas que podem ultrapassar R$ 5.000 por atraso.

Definir se a empresa precisa entregar ECD é um passo importante. Empresas do Simples Nacional com receita superior a R$ 3,6 milhões ou que possuem participação em outras empresas são obrigadas à ECD. A ECF é obrigatória para empresas tributadas pelo lucro real, presumido ou arbitrado. A Agilize Contabilidade avalia o enquadramento e cuida das obrigações contábeis aplicáveis à sua ME ou EPP.

Passo 4: eSocial e DCTF

Organizar rotinas de folha e tributos federais reduz riscos trabalhistas e fiscais. O eSocial integra informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, com transmissão de eventos conforme cronograma específico de admissões, desligamentos e folhas. A DCTF, Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, é mensal para empresas com movimentação.

Ajustar as notas fiscais à Reforma Tributária evita problemas futuros. Notas fiscais devem destacar IBS e CBS a partir de janeiro de 2026. No painel da Agilize Contabilidade, esse processo é automatizado, com foco em cumprimento de prazos e cálculos consistentes.

Como a Agilize Contabilidade simplifica tudo

Escolher o plano adequado garante suporte alinhado ao porte da empresa. A Agilize Contabilidade oferece planos estruturados para diferentes necessidades. O plano Basic, por R$ 259 por mês, inclui contabilidade completa, certificado digital, painel contábil, RH para até 3 pessoas e cálculo automático do Fator R. O plano Unique, por R$ 450 por mês, adiciona especialista dedicado, importação de notas fiscais em qualquer município, declaração de IRPF dos sócios sem custo adicional e atendimento até 21h.

Para empresas de comércio, os planos incluem recursos específicos. O Basic Comércio, por R$ 359 por mês, e o Unique Comércio, por R$ 550 por mês, oferecem emissão e importação ilimitadas de notas fiscais e conciliação financeira avançada, além das rotinas contábeis obrigatórias.

Os diferenciais da Agilize Contabilidade aumentam a segurança operacional. Entre os principais pontos estão:

1. Fator R automático, com cálculo mensal e revisão de enquadramento
2. Painel financeiro integrado, com conexão bancária
3. Agilize Pay para geração de links de pagamento
4. Suporte multicanal das 8h às 18h
5. Reputação RA1000 no Reclame Aqui

Casos reais mostram o impacto na prática. Clientes como Casa Blue Bistrô, Aldeia Health Club e Essence Branding relatam economia em impostos graças aos cálculos precisos da Agilize Contabilidade. A empresa mantém valores fixos baseados em funcionalidades, o que facilita o planejamento financeiro.

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Dicas avançadas e mudanças para 2026

Planejar a adaptação à Reforma Tributária reduz retrabalho nos próximos anos. A Reforma Tributária introduz o IVA dual, com IBS e CBS, seguindo um cronograma definido. O período de 2026 a 2028 será de testes. O período de 2029 a 2032 será de transição gradual. A partir de 2033, a implementação será completa. Sistemas de notas fiscais precisam ser ajustados para destacar os novos tributos.

As mudanças também aumentam o nível de controle do fisco. Haverá maior rigidez na fiscalização, com análise de limites de faturamento por CPF e CNPJ e integração entre fiscos federal, estadual e municipal. A migração de MEI para ME é gratuita na Agilize Contabilidade mediante assinatura do plano anual, com isenção de honorários na abertura de CNPJ.

Perguntas frequentes

É obrigatório ter contador para empresas no Simples Nacional?

Ter contador é obrigatório para ME e EPP no Simples Nacional. A legislação exige contador registrado no CRC para essas empresas. Apenas o MEI está dispensado dessa obrigatoriedade. A Agilize Contabilidade oferece soluções completas a partir do plano Basic, por R$ 259 mensais, com todos os serviços contábeis obrigatórios incluídos.

Qual é o prazo para entrega da ECF em 2026?

O prazo para entrega da ECF em 2026 termina em 31 de maio. O atraso gera multa mínima de R$ 5.000, o que torna o controle de prazos essencial. A Agilize Contabilidade automatiza a elaboração e a transmissão da ECF para evitar penalidades.

Como calcular o Fator R corretamente?

Calcular o Fator R exige atenção à base de dados usada. O Fator R é calculado dividindo a folha de salários dos últimos 12 meses pela receita bruta do mesmo período e multiplicando o resultado por 100. Se o índice for igual ou superior a 28%, empresas de serviços podem migrar para o Anexo III e reduzir a carga tributária.

Quais são as principais mudanças da Reforma Tributária para 2026?

As notas fiscais passam a destacar IBS e CBS a partir de janeiro de 2026. O regime do Simples Nacional é mantido, mas as empresas podem escolher recolher esses tributos dentro ou fora do DAS, conforme análise de viabilidade. Sistemas de gestão e emissão de notas precisam ser atualizados para atender às novas exigências.

Quanto custa um contador para empresa no Simples Nacional?

Na Agilize Contabilidade, os planos para empresas no Simples Nacional começam em R$ 259 mensais no plano Basic. Esse plano inclui contabilidade completa, certificado digital e cálculo automático do Fator R. O valor costuma ser menor que o custo de uma única multa por descumprimento de obrigações, o que gera bom equilíbrio entre custo e benefício.

Conclusão

Organizar as obrigações contábeis em 2026 protege o caixa da empresa e reduz riscos fiscais. Este checklist apresentou os principais passos para manter sua ME ou EPP em conformidade, desde o cálculo do Fator R até a entrega de declarações anuais e o ajuste à Reforma Tributária.

Contar com a Agilize Contabilidade simplifica esse cenário. A empresa tem mais de 13 anos de experiência e já atendeu mais de 30 mil clientes em todo o país. A plataforma integra obrigações em um painel transparente, enquanto especialistas dedicados buscam conformidade e economia que pode chegar a R$ 6.000 por ano, dependendo do perfil da empresa.

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