Principais lições deste artigo
- O processo de troca de contabilidade segue 5 passos principais: distrato, solicitação de documentos, escolha do novo escritório, envio seguro e ativação via CRC e Receita Federal.
- Reunir documentos como contrato social, balanços, certidões negativas e certificado digital evita atrasos e reduz o risco de multas fiscais.
- Com as mudanças de 2026, como NBC TG 51 e reforma tributária com IBS, CBS e NBS, escolher um contador atualizado ajuda a pagar menos imposto de forma correta usando Fator R e anexos do Simples Nacional.
- Concluir a troca em 5 a 10 dias é possível com suporte especializado, sem custos extras de honorários na migração e com isenção em planos anuais.
- A Agilize Contabilidade simplifica o processo com análise gratuita em 24 horas e plataforma intuitiva, inicie a troca agora para buscar economia de até R$ 6 mil por ano.
Pré-requisitos e visão geral do processo de troca de contabilidade
Reunir a documentação certa antes de iniciar a troca torna o processo mais rápido e seguro. Você precisa do contrato atual com o contador, cartão CNPJ atualizado, balanços e demonstrações contábeis recentes, certificado digital e certidões negativas de débitos.
Esse processo atende bem empresas no Simples Nacional ou Lucro Presumido, em especial negócios de serviços como médicos e advogados, além de empresas de comércio. Saiba mais sobre quem pode ser MEI.
O processo tradicional costuma envolver de 3 a 6 etapas principais. Ele inclui notificação de distrato ao contador atual, solicitação e transferência de documentos, alteração da responsabilidade técnica junto ao CRC e Receita Federal e análise pela nova contabilidade. Sem suporte adequado, esse caminho aumenta o risco de multas por atrasos em obrigações fiscais.
A Agilize Contabilidade organiza tudo em 3 passos práticos: análise de informações em até 24 horas, envio seguro de documentações e ativação da contabilidade. Em contratos anuais, há isenção de honorários na troca, com planos a partir de R$ 259 para serviços e R$ 359 para comércio.
Tenha o atendimento rápido de um especialista da Agilize Contabilidade
Tutorial passo a passo para trocar de contador sem dor de cabeça
Passo 1: notificar o distrato ao contador atual
Formalizar o encerramento dos serviços contábeis evita ruídos e atrasos. Elabore uma carta comunicando o fim da prestação de serviços.
O distrato deve especificar o motivo da dissolução da parceria e estabelecer prazos para transferência de documentos. Um modelo básico pode incluir: “Venho por meio desta solicitar o distrato dos serviços contábeis prestados à empresa [Nome da Empresa], CNPJ [número], a partir de [data]. Solicito a disponibilização de todos os documentos contábeis e fiscais conforme legislação vigente.”
Respeitar o prazo de aviso prévio previsto em contrato, geralmente de 30 dias, reduz conflitos. Manter registro de todas as comunicações também ajuda a comprovar o que foi combinado.
Passo 2: solicitar documentos e extratos
Montar um checklist completo de documentos garante uma transição organizada. Inclua:
- Contrato social atualizado
- Balanços patrimoniais dos últimos dois anos
- Livros contábeis, como Diário e Razão
- Certidões negativas de débitos federais, estaduais e municipais
- Declarações enviadas, como DASN-SIMEI e DCTF
- Certificado digital válido
- Informações sobre Fator R, se aplicável, com histórico de folha e faturamento
Erros frequentes incluem deixar de fora documentos específicos do Simples Nacional, como dados sobre anexos do Simples Nacional, ou não solicitar o histórico completo de obrigações acessórias.
Certifique-se de que todos os livros contábeis estejam atualizados e autenticados até a data da transferência. Essa conferência reduz o risco de pendências futuras.
Passo 3: escolher o novo escritório com análise gratuita em 24 horas
Definir um escritório com estrutura clara de planos e serviços traz previsibilidade de custos. A Agilize Contabilidade oferece planos com valores definidos e funcionalidades específicas.
O plano Basic, de R$ 259 para serviços e R$ 359 para comércio, inclui contabilidade completa, certificado digital incluído, painel contábil completo e cálculo automático de Fator R. O plano Unique adiciona um especialista dedicado exclusivo, por R$ 450 para serviços ou R$ 550 para comércio.
A análise gratuita em até 24 horas identifica possíveis irregularidades e oportunidades de economia fiscal. Esse diagnóstico inicial ajuda a iniciar a nova contabilidade com dados organizados e riscos mapeados.
Passo 4: enviar documentos para a Agilize Contabilidade
Centralizar o envio de documentos em canais seguros protege as informações da empresa. A Agilize Contabilidade utiliza uma plataforma criptografada para receber e armazenar os arquivos.
Esse fluxo digital reduz perda de documentos, facilita o acompanhamento do que já foi enviado e agiliza a conferência pela equipe contábil.
Passo 5: assinar, transferir no CRC e ativar a plataforma
Formalizar a transferência de responsabilidade técnica conclui a troca de contabilidade. O novo contador preenche o termo de transferência e envia ao Conselho Regional de Contabilidade e à Receita Federal.
Com as mudanças de 2026, incluindo a obrigatoriedade de documentos fiscais eletrônicos com destaque para CBS e IBS, ter suporte especializado nessa etapa evita erros de enquadramento e de emissão de notas.
Com a Agilize Contabilidade, o processo costuma ser concluído em poucos dias. Após a ativação, você acessa a plataforma para acompanhar obrigações fiscais em tempo real e visualizar impostos, guias e relatórios em um só lugar.
Inicie a troca com a Agilize Contabilidade agora.
Como saber se a migração de escritório contábil deu certo
Confirmar alguns pontos práticos mostra se a transferência foi bem-sucedida. O CNPJ da sua empresa precisa aparecer vinculado ao novo contador nos sistemas do CRC e da Receita Federal.
As obrigações fiscais devem ser entregues dentro dos prazos, sem notificações de atraso. Você também precisa ter acesso transparente às informações contábeis pela plataforma da Agilize Contabilidade, com relatórios e guias disponíveis.
A ausência de pendências ou multas relacionadas ao período de transição indica que a troca ocorreu de forma regular. Caso surjam autuações, o novo escritório deve apoiar na análise e na solução.
Sinais de problema incluem atrasos na entrega de obrigações, documentos incompletos ou inconsistentes e falta de comunicação clara sobre o status fiscal da empresa.
Dicas avançadas e próximos passos após a troca
Aproveitar os recursos da nova contabilidade logo após a migração aumenta os ganhos da troca. Empresas de serviços como médicos e advogados podem se beneficiar do Fator R automático da Agilize Contabilidade, que pode reduzir a carga tributária quando a folha de pagamento tem peso relevante no faturamento.
A reforma tributária de 2026 implementa IBS e CBS de forma gradual até 2033. Ter um contador que acompanha essas mudanças ajuda a ajustar o planejamento tributário ao longo dos anos.
A estrutura de planos fixos da Agilize Contabilidade traz previsibilidade financeira e facilita o planejamento empresarial. Após a troca, usar a plataforma para organizar o fluxo de caixa, acompanhar indicadores e revisar o enquadramento tributário ajuda a identificar novas oportunidades de economia.
Tenha o atendimento rápido de um especialista da Agilize Contabilidade.
FAQ: dúvidas comuns sobre trocar de contabilidade
Quanto tempo demora para trocar de contador?
O prazo médio com a Agilize Contabilidade fica entre 5 e 10 dias úteis. A equipe realiza a análise inicial em até 24 horas e conduz os trâmites com os órgãos competentes para garantir uma transição rápida e segura.
Qualquer empresa pode trocar de contabilidade?
Todas as microempresas e empresas de pequeno porte podem trocar de contador. A Agilize Contabilidade atende empresas no Simples Nacional e no Lucro Presumido em todo o Brasil e assume os procedimentos necessários para a transferência.
Custa alguma coisa para trocar de contador?
Na Agilize Contabilidade, a troca de contabilidade tem isenção de honorários mediante assinatura do plano anual. Você paga apenas as taxas obrigatórias de órgãos públicos, quando existirem.
Quem preenche o termo de transferência de contabilidade?
O novo contador preenche e protocola o termo de transferência de responsabilidade técnica junto ao CRC e à Receita Federal. A equipe da Agilize Contabilidade conduz esse processo para que você não precise lidar com a burocracia.
Existe risco de multas durante a troca?
Com acompanhamento adequado, o risco de multas durante a troca é reduzido. A Agilize Contabilidade monitora as obrigações no período de transição para que nenhum prazo seja perdido e a empresa permaneça regular.
Conclusão
Trocar de escritório de contabilidade é um processo seguro quando segue um passo a passo claro e conta com suporte especializado. Uma boa migração melhora a organização fiscal e facilita o controle financeiro do negócio.
A Agilize Contabilidade assume a parte burocrática, cuida das obrigações e oferece uma plataforma de contabilidade online para que você acompanhe tudo com transparência e foque no crescimento da empresa.
