Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize
Principais lições deste artigo
- ME e EPP geralmente utilizam certificado digital e-CNPJ para emissão de NF-e e, em muitos municípios, para NFS-e, mas sua obrigatoriedade varia conforme a legislação estadual ou municipal.
- O processo de emissão segue 7 passos principais, desde a obtenção do certificado digital até o armazenamento final do XML da NF-e e do DANFE (ou da NFS-e e seu respectivo documento auxiliar, quando aplicável).
- A implementação de IBS e CBS será gradual conforme a regulamentação da Reforma Tributária, e os campos passarão a ser exigidos de forma progressiva nos sistemas fiscais.
- Erros comuns como dados incorretos do cliente ou classificação errada do NBS geram problemas. O código 100 indica autorização de uso da NF-e pela Sefaz, mas outros códigos também podem aparecer conforme o tipo de documento e sistema emissor.
- A Agilize Contabilidade automatiza emissão, importação e conformidade fiscal. Fale com um especialista da Agilize Contabilidade.
Pré-requisitos e visão geral
Emitir nota fiscal eletrônica exige que a empresa cumpra alguns requisitos básicos.
- CNPJ ativo e regularizado
- Possivelmente certificado digital e-CNPJ A1 ou A3, que a Agilize Contabilidade inclui nos planos
- Credenciamento na Sefaz estadual para NF-e ou no portal municipal ou nacional para NFS-e
- Software emissor ou acesso aos portais oficiais
O processo de emissão segue 7 passos principais, que começam na obtenção do certificado digital e terminam no armazenamento do arquivo XML da NF-e e do DANFE (ou da NFS-e e seu respectivo documento auxiliar, quando aplicável).
ME e EPP têm obrigatoriedade legal de contar com um contador. A Agilize Contabilidade cuida de credenciamento e configuração já na abertura ou migração da empresa, o que elimina essa burocracia inicial e libera tempo para você focar na estratégia do negócio.
Cada estado mantém regras e portais específicos, e essas diferenças impactam diretamente o credenciamento e a rotina de emissão.
Precisa de ajuda com o credenciamento e a configuração inicial? Fale com um especialista da Agilize Contabilidade.
Tutorial passo a passo
Passo 1: obter certificado digital
O certificado digital e-CNPJ A1 funciona como a identidade eletrônica da empresa para assinar notas fiscais. Você pode adquiri-lo em uma Autoridade Certificadora credenciada ou contar com a Agilize Contabilidade, que inclui o certificado em todos os planos.
Passo 2: credenciar na Sefaz ou no portal nacional
Para NF-e, a empresa deve fazer o credenciamento no portal da Sefaz do estado. O portal nacional da NFS-e vem sendo adotado progressivamente, mas muitos municípios ainda utilizam sistemas próprios. O credenciamento envolve cadastro da empresa, validação do certificado digital e configuração dos dados fiscais.
Passo 3: acessar o portal de NF-e ou NFS-e nacional
O acesso ao sistema emissor ocorre com o certificado digital ou com as credenciais cadastradas. O portal nacional de NFS-e oferece três formas de acesso: cadastro da empresa, certificado digital ou conta gov.br. Para NF-e, o acesso continua no portal da Sefaz estadual correspondente.
Passo 4: preencher dados da nota
O preenchimento correto dos dados garante a validade da nota e reduz o risco de rejeição.
Inclua:
- Dados completos do cliente, como CNPJ ou CPF, razão social e endereço
- Valores dos serviços ou produtos, com base de cálculo e tributos
- Código NBS para serviços, com atenção especial à classificação correta
- Campos IBS e CBS, com alíquotas de 0,1% e 0,9% em 2026, ainda que em fase de testes para o Simples Ncional
O preenchimento incorreto do NBS aumenta o risco de auditorias e perda de créditos tributários.
Passo 5: assinar com o certificado digital
A assinatura eletrônica com o certificado digital garante validade jurídica e autenticidade da nota fiscal perante os órgãos fiscalizadores. Esse passo confirma que a empresa é a emissora legítima do documento.
Passo 6: transmitir e gerar o DANFE
Após a assinatura, a empresa transmite a nota para a Sefaz ou para o portal municipal. O sistema retorna um código de autorização e gera o DANFE em PDF.
Passo 7: armazenar e conciliar
O armazenamento obrigatório é do XML da nota fiscal por cinco anos; o DANFE (ou PDF) é apenas representação auxiliar. A conciliação dessas informações com a contabilidade mantém a empresa em conformidade e facilita fiscalizações futuras.
Para operações em múltiplos municípios, o portal nacional pode reduzir a necessidade de múltiplos acessos, mas a exigência de credenciamento ainda depende das regras de cada município.
A Agilize Contabilidade oferece importação e emissão de notas fiscais em qualquer município nos planos adequados, cuidando da contabilidade para que você foque no crescimento do negócio.
Quer simplificar todo esse processo de emissão e armazenamento? Simplifique tudo com a Agilize Contabilidade.
Como saber se deu certo e erros comuns
Uma nota fiscal foi emitida com sucesso quando você recebe o código de autorização, o DANFE é gerado automaticamente e as informações são integradas corretamente à contabilidade. A Agilize Contabilidade monitora esse fluxo de forma automática para todos os clientes.
Os erros mais frequentes incluem classificação incorreta do código NBS, que pode gerar auditorias e perda de créditos tributários, ausência dos campos IBS e CBS obrigatórios em 2026 e dados incorretos do tomador que resultam em rejeição da nota. Um período de tolerância de quatro meses permite adaptação aos novos campos, mas erros continuam sujeitos a multas que variam conforme o tributo, ente federativo e tipo de infração, podendo incluir percentuais diários ou fixos conforme a legislação aplicável.
Com a Agilize Contabilidade, a empresa reduz esses riscos com automação que garante o preenchimento correto dos campos obrigatórios e a conformidade com as regras fiscais.
Quer evitar esses erros no dia a dia? Conte com a automação da Agilize Contabilidade.
Dicas avançadas e por que escolher a Agilize Contabilidade
Empresas de serviços e comércio precisam considerar as particularidades de cada atividade na emissão de notas fiscais.
Para serviços, a atenção ao código NBS é essencial, pois a classificação incorreta pode gerar auditorias e questionamentos sobre o enquadramento tributário. Já o comércio enfrenta desafios diferentes e deve focar na correta classificação de produtos e na integração com sistemas de vendas para garantir que cada item seja tributado de forma adequada.
A Agilize Contabilidade oferece planos específicos para cada necessidade, como o plano Basic Comércio, com emissão ilimitada de notas fiscais, e o plano Unique, que permite operação em qualquer município. Com mais de 50 mil clientes atendidos e selo RA1000 no Reclame Aqui, a empresa entrega previsão de impostos, gestão completa dos anexos do Simples Nacional e suporte especializado, cuidando da contabilidade da sua empresa.
Quer ter esse mesmo nível de organização fiscal na sua empresa? Fale com um especialista da Agilize Contabilidade.
FAQ
O que é NF-e e o que é NFS-e?
NF-e é usada para venda de produtos e mercadorias, enquanto NFS-e é exclusiva para prestação de serviços. A NF-e continua sendo autorizada pelas Sefaz estaduais, enquanto a NFS-e caminha para maior padronização por meio do portal nacional. A Agilize Contabilidade auxilia na emissão dos dois tipos de nota por meio da sua plataforma.
Sou autônomo, como emitir nota fiscal?
Autônomos pessoa jurídica devem emitir NFS-e pelo portal nacional. Para profissões regulamentadas, é necessário enquadramento fora do MEI, geralmente como ME no Simples Nacional. A Agilize Contabilidade cuida da abertura da empresa e da emissão de notas.
Quanto custa emitir nota fiscal eletrônica?
A emissão manual nos portais governamentais não tem custo direto, mas consome tempo e exige conhecimento técnico. A Agilize Contabilidade oferece planos completos de contabilidade online que incluem funcionalidades para emissão e importação de notas fiscais.
Qual é o portal nacional de emissão?
Para NFS-e, o portal é gov.br/nfse. Para NF-e, cada estado mantém o próprio portal da Sefaz, e a unificação completa está prevista para os próximos anos da Reforma Tributária.
Quais são os erros mais comuns na emissão?
Os erros mais comuns envolvem classificação incorreta do NBS, ausência dos campos IBS e CBS e dados errados do cliente. Esses problemas geram rejeições, multas e riscos fiscais. A Agilize Contabilidade previne esses erros com processos automatizados.
A Agilize Contabilidade emite notas fiscais para mim?
A Agilize Contabilidade oferece emissão e importação de notas fiscais eletrônicas pela plataforma de contabilidade online, com certificado digital incluído e suporte para conformidade fiscal nos planos adequados.
Conclusão
Seguir os 7 passos de emissão de nota fiscal eletrônica garante a regularidade fiscal da sua ME ou EPP, mas o processo manual consome tempo que poderia ser usado no crescimento do negócio. A Agilize Contabilidade reduz essa carga operacional com automação completa, o que permite que você foque em fazer a empresa prosperar. Tenha o atendimento rápido de um especialista da Agilize Contabilidade.
