Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize
Principais lições deste artigo
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ME e EPP optantes pelo Simples Nacional continuam obrigadas a manter escrituração contábil formal e balanço patrimonial anual, conforme o Código Civil. A ausência disso pode gerar exclusão do Simples Nacional, autuações fiscais e dificuldade para obter crédito ou participar de licitações.
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O Fator R e a correta classificação nos anexos do Simples Nacional dependem diretamente da qualidade dos dados contábeis da empresa.
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A contabilidade online oferece automação, visibilidade em tempo real e atendimento ágil, sendo uma solução prática para ME e EPP sem estrutura interna.
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Para regularizar sua contabilidade e evitar riscos, fale com um especialista da Agilize Contabilidade.
Quais empresas são obrigadas a manter contabilidade formal?
A obrigatoriedade da escrituração contábil está definida no Art. 1.179 do Código Civil, que determina que o empresário e a sociedade empresária devem seguir um sistema de contabilidade, levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico. Essa regra alcança as sociedades empresárias em geral, sem dispensa automática para ME ou EPP optantes pelo Simples Nacional.
A Lei Complementar nº 123/2006, que institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte, organiza o tratamento diferenciado para ME e EPP no Simples Nacional e, em seu art. 27, permite que microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional adotem, opcionalmente, contabilidade simplificada. Em outras palavras, optar pelo Simples Nacional simplifica o recolhimento de tributos, mas não elimina a obrigação de manter contabilidade formal.
Ao ultrapassar o limite de faturamento do MEI ou ao exercer atividades que não podem ser MEI, como advocacia, engenharia, arquitetura e outras profissões de cunho intelectual, a empresa passa a operar como ME ou EPP e assume todas as obrigações contábeis correspondentes.
No Simples Nacional, a correta classificação das atividades nos anexos do Simples Nacional, de I a V, determina as alíquotas aplicáveis. Para empresas de serviços sujeitas ao Fator R, a escrituração contábil correta é ainda mais crítica. O cálculo automático que define o enquadramento entre o Anexo III e o Anexo V depende diretamente dos dados de folha de pagamento e receita bruta registrados na contabilidade.
O que acontece quando a empresa não possui contabilidade?
A ausência de escrituração contábil regular expõe ME e EPP a riscos concretos em três frentes principais.
Irregularidade fiscal e societária: sem contabilidade, a empresa não consegue comprovar sua situação patrimonial perante órgãos públicos, instituições financeiras ou potenciais sócios. Essa limitação compromete o acesso a crédito, a participação em licitações e qualquer processo que exija certidões negativas ou demonstrações financeiras.
Risco de exclusão do Simples Nacional: o Art. 29 da Lei Complementar nº 123/2006 estabelece hipóteses de exclusão do regime. O descumprimento de obrigações acessórias, que dependem de dados contábeis precisos, pode ser um dos caminhos para essa exclusão, com impacto direto na carga tributária da empresa.
Erros no cálculo de impostos: sem contabilidade organizada, o cálculo do Fator R para empresas de serviços pode ser feito de forma incorreta. Esse erro pode resultar no pagamento de alíquotas mais altas do que o necessário ou, no sentido oposto, no recolhimento a menor, com risco de autuações. Veja mais sobre as obrigações fiscais da sua empresa.
Decisões sem base real: sem balanço patrimonial e demonstrações de resultado, o empreendedor toma decisões de expansão, contratação ou investimento sem dados confiáveis. Esse cenário aumenta o risco de prejuízo operacional.
Esses riscos se aplicam tanto a quem está abrindo uma empresa quanto a quem está fazendo a migração de MEI para ME ou buscando trocar de contador.
Quais abordagens existem para cumprir a obrigatoriedade contábil?
ME e EPP podem cumprir suas obrigações contábeis por três caminhos principais.
Contabilidade interna: a empresa contrata um contador como funcionário CLT. Essa estrutura é mais comum em empresas de médio e grande porte, com volume de operações que justifica o custo fixo de um profissional dedicado.
Escritório presencial: a empresa contrata um escritório de contabilidade local. Esse modelo funciona, mas pode envolver processos manuais, comunicação lenta e pouca visibilidade em tempo real sobre a situação fiscal da empresa.
Contabilidade online: a empresa contrata um serviço de contabilidade online que combina tecnologia com equipe especializada. Esse modelo oferece acesso ao painel contábil em tempo real, automação de rotinas e atendimento ágil, sem que o empreendedor precise se deslocar ou aguardar dias por uma resposta.
Para micro e pequenas empresas que não têm setor contábil próprio, a contabilidade online é uma opção vantajosa. Esse modelo cuida de todas as obrigações contábeis da empresa enquanto o empreendedor foca na estratégia do negócio.
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Como organizar a contabilidade na prática?
Manter a contabilidade em ordem exige alguns cuidados diários e mensais, independentemente da abordagem escolhida.
Separar as finanças pessoais das empresariais: manter uma conta bancária exclusiva para a empresa. Misturar as finanças dificulta a escrituração contábil e compromete a precisão das declarações.
Organizar e guardar documentos fiscais: manter notas fiscais emitidas e recebidas, extratos bancários e comprovantes de pagamento de tributos organizados e acessíveis ao contador.
Acompanhar o fluxo de caixa regularmente: registrar entradas e saídas de forma contínua. Essa rotina permite que o contador produza demonstrações financeiras precisas e que o empreendedor tenha visibilidade real sobre a saúde do negócio.
Monitorar os tributos do Simples Nacional: pagar o DAS, Documento de Arrecadação do Simples Nacional, mensalmente. O atraso gera multa de 0,33% ao dia, limitada a 20% do valor devido, além de juros.
Manter o enquadramento correto: acompanhar mudanças no faturamento ou nas atividades da empresa, que podem alterar o anexo aplicável no Simples Nacional. Um contador atualiza esse enquadramento automaticamente e evita pagamento incorreto de impostos. Saiba mais sobre os impostos para ME.
Conceitos-chave que você precisa entender
ME, microempresa: empresa com faturamento anual de até R$ 360 mil. Essa empresa pode optar pelo Simples Nacional e tem obrigação legal de manter escrituração contábil.
EPP, empresa de pequeno porte: empresa com faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões. Essa empresa também pode optar pelo Simples Nacional e está sujeita às mesmas obrigações contábeis da ME.
Simples Nacional: regime tributário simplificado que unifica o recolhimento de vários tributos em uma única guia mensal, o DAS. Saiba mais sobre o Simples Nacional.
Anexos do Simples Nacional: os anexos do Simples Nacional classificam as atividades em cinco categorias, I para comércio, II para indústria, III para serviços em geral, IV para serviços específicos e V para serviços de natureza intelectual, como programação e advocacia, com alíquotas iniciais entre 4% e 15,5%.
Fator R: o Fator R é o índice que compara a folha de pagamento com a receita bruta de empresas de serviços no Simples Nacional. Esse índice define automaticamente se a empresa é tributada pelo Anexo III ou pelo Anexo V, o que pode representar uma diferença significativa na alíquota de impostos.
Perguntas frequentes sobre contabilidade obrigatória
Agora que você conhece os conceitos fundamentais, vale esclarecer as dúvidas mais comuns sobre a obrigatoriedade contábil para ME e EPP.
ME e EPP no Simples Nacional são obrigadas a ter contabilidade?
Sim. A obrigação decorre do Art. 1.179 do Código Civil Brasileiro, que exige escrituração contábil e balanço patrimonial anual para empresários e sociedades empresárias. O Simples Nacional simplifica o recolhimento de tributos, mas não dispensa essa obrigação.
O MEI também precisa de contabilidade formal?
Não. O MEI tem obrigações simplificadas e não está sujeito à escrituração contábil formal. No entanto, ao ultrapassar o limite de faturamento ou ao exercer atividades que não podem ser MEI, a empresa deve migrar para ME e passa a ter essa obrigação.
O que é escrituração contábil e por que ela importa?
Escrituração contábil é o registro sistemático de todas as operações financeiras da empresa, como entradas, saídas, patrimônio e resultados. Essa escrituração é a base para o balanço patrimonial, para o cálculo correto de impostos e para qualquer decisão financeira fundamentada.
A contabilidade online é segura e reconhecida legalmente?
Sim. A contabilidade online é prestada por contadores registrados no CRC, com validade legal plena. A Agilize Contabilidade utiliza tecnologia com criptografia e segue todas as normas do Conselho Federal de Contabilidade. A empresa possui selo RA1000 no Reclame Aqui, nível máximo de avaliação em atendimento ao cliente.
Quem pode contratar a Agilize Contabilidade?
A Agilize Contabilidade atende ME e EPP de serviços e comércio, nos regimes tributários Simples Nacional e Lucro Presumido, em todo o Brasil. Os serviços principais incluem abertura de empresa, migração de MEI para ME e troca de contador, seguidos pela contabilidade completa e contínua da empresa.
O que acontece se eu trocar de contador?
A troca de responsabilidade contábil deve ser formalizada por meio de procurações e comunicação entre os contadores. Na Agilize Contabilidade, a equipe cuida de toda a migração de documentos e dados do contador anterior e garante uma transição sem interrupções nas obrigações da empresa.
Próximos passos para regularizar sua empresa
Se a sua empresa é ME ou EPP e ainda não conta com contabilidade formal, ou se você está insatisfeito com o serviço atual, o momento de regularizar é agora. A Agilize Contabilidade cuida de todas as obrigações contábeis da sua empresa, como escrituração, balanço patrimonial, apuração de impostos e obrigações acessórias. Tudo acontece online, com especialistas registrados no CRC e atendimento reconhecido no Reclame Aqui.
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Conclusão
A contabilidade formal é obrigatória para ME e EPP, inclusive para as optantes pelo Simples Nacional. Essa exigência está no Código Civil e não é dispensada pela Lei Complementar nº 123/2006. Operar sem escrituração contábil regular expõe a empresa a irregularidades fiscais, erros no cálculo de impostos e decisões sem base real.
A contabilidade online da Agilize Contabilidade organiza essas obrigações de forma simples e segura, para que o empreendedor possa focar no crescimento do negócio.
