Impostos DARF para pequenas empresas: guia para ME e EPP

Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize

Principais lições deste artigo

• O DAS unifica a maioria dos tributos mensais de ME e EPP no Simples Nacional, mas não cobre obrigações como ganho de capital, IOF, IRRF retido e INSS sobre pró-labore.

• Identificar corretamente quando emitir um DARF reduz o risco de multas, juros e restrições no CNPJ.

• O cálculo do tributo e a escolha do código de receita exigem conhecimento técnico e devem ser feitos por um contador habilitado.

• O processo completo envolve quatro etapas: identificar a obrigação, calcular o valor, gerar o DARF no Sicalc Web e pagar com arquivamento do comprovante.

• Para simplificar a gestão fiscal da empresa e reduzir erros, conte com o suporte especializado da Agilize Contabilidade.

Pré-requisitos

O processo de emissão de DARF começa com a organização dos documentos e acessos necessários.

• CNPJ e dados cadastrais da empresa

• Certificado digital E-CNPJ A1, necessário para acesso ao e-CAC

• Acesso ao portal gov.br/Receita Federal e ao Sicalc Web

• Código de receita do tributo a ser pago

• Valor do tributo apurado e período de referência

O fluxo completo segue quatro etapas: identificar a obrigação de DARF, calcular o valor devido, gerar o documento no Sicalc Web e efetuar o pagamento com arquivamento do comprovante.

A legislação empresarial exige escrituração contábil regular para ME e EPP. Ter um contador é obrigatório para essas empresas. A apuração do valor correto do tributo, a identificação do código de receita e o controle dos prazos exigem conhecimento técnico e devem ser realizados por um profissional habilitado.

Passo 1: identificar se há obrigação de DARF

Objetivo: confirmar se a situação da empresa gera uma obrigação tributária fora do DAS.

O primeiro passo é verificar se a empresa se enquadra em algum dos gatilhos abaixo.

• Ganho de capital: venda de bens do ativo imobilizado com lucro, como imóveis, veículos e equipamentos

• IRRF retido na fonte: prestação de serviços sujeitos à retenção de Imposto de Renda pelo tomador

• IOF: realização de operações financeiras sujeitas ao Imposto sobre Operações Financeiras

• Multas e juros da Receita Federal: existência de autos de infração ou parcelamentos de débitos federais

• INSS sobre pró-labore: recolhimento separado do DAS, com informações no eSocial, consolidação na DCTFWeb e geração de DARF previdenciário, pago até o dia 20 do mês seguinte à competência

• Outros tributos federais excluídos do DAS: impostos como IOF e ganho de capital na venda de ativos ficam fora da arrecadação unificada do DAS para empresas do Simples Nacional

Resultado esperado: identificação clara de que existe ou não uma obrigação de DARF no período.

Passo 2: calcular o valor

Objetivo: apurar o valor exato do tributo a ser recolhido via DARF.

O cálculo varia conforme o tipo de obrigação identificada no passo 1. Cada situação usa um método de apuração específico.

• Ganho de capital: aplica-se alíquota de 15% sobre a parcela dos ganhos que não ultrapassar R$ 5 milhões, com alíquotas progressivas de 17,5% a 22,5% sobre parcelas superiores, conforme legislação do IRPJ para pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional desde 2017

• IRRF retido: o valor já foi retido pelo tomador do serviço, e o DARF apenas repassa esse valor à Receita Federal dentro do prazo legal

• INSS sobre pró-labore: aplicação de alíquota de 11% sobre o valor do pró-labore declarado, informado via eSocial e consolidado na DCTFWeb

• Multas e parcelamentos: uso do valor definido no auto de infração ou no termo de parcelamento emitido pela Receita Federal

Em todas as situações, o contador identifica o código de receita correto, que é um campo obrigatório no DARF. Os campos obrigatórios do DARF incluem: nome e CPF ou CNPJ do contribuinte, código de receita, período de referência, número de referência quando aplicável, data de vencimento, valor principal e, em caso de atraso, multas e juros.

Resultado esperado: valor total a pagar calculado e código de receita identificado.

Dicas práticas, erros comuns e solução de problemas (passos 1 e 2)

Dica: manter um controle mensal das operações que podem gerar DARF, como vendas de ativos e serviços com retenção, reduz o risco de surpresas no fechamento do período.

Erro comum: confundir o DARF previdenciário de INSS sobre pró-labore com o DAS. Essas guias são distintas, com prazos e códigos de receita diferentes.

Erro comum: usar o código de receita errado. Cada tributo tem um código específico, e um código incorreto pode gerar pagamento sem baixa da dívida e exigir retificação junto à Receita Federal.

Solução: em caso de dúvida sobre o código de receita ou o valor a pagar, consulte um contador antes de emitir o documento. Um pagamento com código errado não quita a obrigação.

Passo 3: gerar o DARF no Sicalc Web

Objetivo: emitir o documento de arrecadação com os dados corretos para pagamento.

1. Acessar o portal da Receita Federal e localizar o Sicalc Web

2. Selecionar o tipo de contribuinte como pessoa jurídica

3. Informar o CNPJ da empresa

4. Inserir o código de receita correspondente ao tributo

5. Preencher o período de referência, com mês e ano da competência

6. Informar a data de vencimento e o valor principal

7. Permitir que o sistema calcule automaticamente multa e juros em caso de atraso, com multa de 0,33% ao dia, limitada a 20% do valor devido, e juros calculados pela taxa Selic

8. Gerar e imprimir o DARF ou salvar o documento em PDF

Resultado esperado: DARF gerado com código de barras válido, pronto para pagamento.

Passo 4: pagar e arquivar o comprovante

Objetivo: efetuar o pagamento dentro do prazo e guardar a documentação.

1. Pagar o DARF pelo internet banking, aplicativo do banco ou em agência bancária, usando o código de barras gerado no Sicalc Web

2. Confirmar que o pagamento foi processado e que o valor debitado corresponde ao total do DARF

3. Salvar o comprovante de pagamento em formato digital e físico

4. Encaminhar o comprovante ao contador responsável pela escrituração contábil da empresa

5. Verificar a situação fiscal do CNPJ no portal da Receita Federal após o processamento, geralmente em até dois dias úteis

Resultado esperado: tributo quitado, comprovante arquivado e CNPJ regular.

Dicas práticas, erros comuns e solução de problemas (passos 3 e 4)

Dica: recalcular sempre o valor no Sicalc Web antes de pagar um DARF vencido. O sistema atualiza automaticamente multas e juros, e o pagamento do valor original sem atualização não quita a dívida integralmente.

Erro comum: pagar o DARF em banco diferente do emissor sem verificar se o código de barras é aceito. Todos os bancos conveniados à Receita Federal aceitam o pagamento, mas a confirmação prévia evita recusa.

Erro comum: não arquivar o comprovante. Em caso de fiscalização ou contestação, o comprovante é o único documento que comprova o pagamento.

Solução para DARF pago com erro: quando o pagamento é feito com código de receita errado ou valor incorreto, é necessário solicitar restituição ou compensação via e-CAC. Esse processo exige certificado digital e orientação de um contador.

Tabela comparativa DAS × DARF (2026)

Critério	DAS	DARF
O que é	Guia unificada do Simples Nacional	Guia padrão da Receita Federal para tributos fora do DAS
Quem usa	ME e EPP optantes pelo Simples Nacional	ME e EPP para obrigações específicas não cobertas pelo DAS
Tributos incluídos	IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI, CPP, ICMS e ISS, conforme anexo	Ganho de capital, IOF, IRRF retido, INSS pró-labore via DCTFWeb, multas e parcelamentos federais
Onde gerar	Portal do Simples Nacional, PGDAS-D	Sicalc Web, Receita Federal
Periodicidade	Mensal	Conforme o fato gerador, como venda de ativo ou retenção
Multa por atraso	0,33% ao dia, limitada a 20%	0,33% ao dia, limitada a 20%, com juros Selic

Não sabe qual guia usar em cada situação? Fale com um especialista da Agilize Contabilidade.

Como saber se deu certo?

A confirmação do pagamento correto do DARF depende de alguns sinais objetivos.

• CNPJ com situação “ativa” e sem pendências no portal da Receita Federal

• Comprovante de pagamento com autenticação bancária arquivado

• Ausência de notificações ou autos de infração no e-CAC

• Escrituração contábil atualizada pelo contador com o lançamento do pagamento

Clientes da Agilize Contabilidade acompanham a situação fiscal da empresa em tempo real pelo painel de controle online, que consolida obrigações, guias e comprovantes em um só lugar. O time de especialistas monitora prazos e alerta sobre qualquer pendência antes que ela se torne uma multa.

Dicas avançadas

O enquadramento nos anexos do Simples Nacional influencia diretamente quais tributos compõem o DAS e quais podem gerar DARF separado.

Empresas de serviços no Anexo III têm alíquotas iniciais de 6% sobre a receita bruta. Empresas no Anexo V iniciam em 15,5%. O Fator R define automaticamente em qual desses anexos a empresa se enquadra a cada período, com base na relação entre folha de pagamento e receita bruta, o que pode reduzir de forma relevante a carga tributária.

Empresas de comércio enquadradas no Anexo I têm alíquotas iniciais de 4%, e o DAS cobre os principais tributos federais e estaduais. Mesmo assim, operações como venda de imóvel ou equipamento do ativo fixo com lucro geram DARF de ganho de capital, independentemente do anexo.

Alguns temas relacionados podem apoiar a gestão fiscal da empresa: obrigações fiscais, regime tributário e impostos para ME.

Perguntas frequentes

Quais os impostos que uma pequena empresa paga?

Uma ME ou EPP optante pelo Simples Nacional paga mensalmente o DAS, que unifica IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, CPP, ICMS e ISS em uma única guia. Além do DAS, a empresa pode ter obrigações adicionais como DARF de ganho de capital, IRRF retido por tomadores de serviço, IOF em operações financeiras e INSS sobre o pró-labore dos sócios, recolhido via DARF previdenciário gerado pela DCTFWeb. O conjunto de tributos varia conforme o anexo do Simples Nacional e as operações realizadas no período.

Qual a diferença entre DARF e DAS?

O DAS é a guia exclusiva do Simples Nacional e unifica vários tributos federais, estaduais e municipais em um único pagamento mensal. O DARF é o documento padrão da Receita Federal para recolhimento de tributos que ficam fora do DAS, como ganho de capital, IOF, IRRF retido na fonte, multas e parcelamentos federais. Empresas do Simples Nacional usam o DAS na rotina mensal e o DARF apenas em situações específicas que geram obrigações fora do regime unificado.

Quando a empresa do Simples precisa emitir DARF?

A empresa do Simples Nacional precisa emitir DARF nas seguintes situações: venda de bens do ativo imobilizado com ganho de capital, operações sujeitas ao IOF, serviços prestados com retenção de IRRF pelo tomador, recolhimento de INSS sobre o pró-labore dos sócios via DCTFWeb e pagamento de multas, juros ou parcelamentos de débitos com a Receita Federal. Fora dessas situações, o DAS cobre as obrigações tributárias mensais da empresa.

É obrigatório pagar o DARF?

O pagamento do DARF é obrigatório sempre que existir um fato gerador que exija recolhimento por esse documento, e o pagamento deve ocorrer dentro do prazo legal. O não pagamento gera a multa e os juros mencionados anteriormente, além de consequências como inscrição em dívida ativa e restrições no CNPJ, que podem impedir a emissão de certidões negativas e a participação em licitações.

ME e EPP precisam de contador para emitir DARF?

Como mencionado nos pré-requisitos, ME e EPP devem ter um contador. Essa exigência é especialmente crítica para DARF, porque a identificação do fato gerador, o cálculo correto do tributo e a escolha do código de receita são etapas técnicas que exigem conhecimento contábil. Um erro nessas etapas pode resultar em pagamento sem baixa da dívida, necessidade de retificação junto à Receita Federal e custos adicionais, além de afetar a escrituração contábil.

Conclusão

Distinguir quando usar o DAS e quando emitir um DARF é essencial para manter o CNPJ regular e evitar multas desnecessárias. Para ME e EPP no Simples Nacional, o DAS cobre a rotina mensal, mas situações como ganho de capital, IRRF retido, IOF e INSS sobre pró-labore exigem DARF separado, com código de receita específico e prazo próprio.

O processo envolve quatro etapas: identificar a obrigação, calcular o valor, gerar o documento no Sicalc Web e pagar com arquivamento do comprovante. Cada etapa exige precisão, e qualquer erro pode gerar custos adicionais e burocracia para correção.

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