PIS/COFINS no Simples Nacional: como segregar receitas

Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize

Principais lições deste artigo

• Empresas do Simples Nacional que vendem produtos monofásicos precisam segregar essas receitas no PGDAS-D para evitar pagamento duplicado de PIS/COFINS.

• A segregação correta reduz o valor do DAS mensal e permite a recuperação de créditos pagos indevidamente nos últimos cinco anos.

• O processo envolve cinco etapas principais: identificar produtos monofásicos, informar no PGDAS-D, retificar períodos anteriores, protocolar pedido de restituição via PER/DCOMP e implementar um controle contínuo para os meses seguintes.

• Para ME e EPP, a presença de um contador é obrigatória em todas as etapas de apuração, retificação e recuperação de créditos.

• Para implementar a segregação de receitas monofásicas e recuperar créditos, conte com o suporte especializado da Agilize Contabilidade.

Pré-requisitos e visão geral

O primeiro passo é reunir as informações e acessos necessários para a segregação.

• Acesso ao PGDAS-D no Portal do Simples Nacional, com certificado digital ou código de acesso.

• Notas fiscais de entrada e saída organizadas por período.

• Identificação dos produtos monofásicos comercializados, com base na tabela abaixo.

• Contador obrigatório para ME e EPP.

O fluxo macro envolve cinco etapas: identificar os produtos monofásicos no estoque e nas vendas, separar as receitas por tipo no PGDAS-D, verificar os períodos anteriores com segregação incorreta, protocolar o pedido de restituição ou compensação junto à Receita Federal e implementar um controle contínuo para os meses seguintes.

O empreendedor pode levantar os dados internos e identificar os produtos. A apuração no PGDAS-D, a retificação de períodos anteriores e o pedido de crédito exigem a atuação direta do contador. Se a empresa ainda não conta com suporte contábil especializado, a Agilize Contabilidade pode assumir toda essa rotina.

Vamos detalhar cada uma dessas etapas, começando pela identificação dos produtos.

Passo a passo

Passo 1: identificar os produtos monofásicos no seu mix de vendas

Objetivo: mapear quais itens vendidos pela empresa se enquadram no regime monofásico de PIS/COFINS.

• Consulte a tabela de produtos monofásicos na seção abaixo e compare com o seu catálogo para identificar quais itens se enquadram nesse regime.

• Confirme o enquadramento verificando as notas fiscais de compra, pois o fornecedor deve indicar a tributação monofásica no documento.

• Com os produtos confirmados, separe-os por categoria, como autopeças, cosméticos, medicamentos, bebidas frias e combustíveis, para facilitar o controle mensal.

• Para cada produto identificado, registre o NCM correspondente, porque esse código será necessário na apuração do PGDAS-D.

Resultado esperado: lista clara dos produtos com tributação monofásica, pronta para uso na apuração.

Passo 2: acessar o PGDAS-D e localizar o campo de segregação

Objetivo: informar corretamente as receitas monofásicas no sistema de apuração do Simples Nacional.

• Acesse o PGDAS-D pelo Portal do Simples Nacional com certificado digital ou código de acesso.

• Selecione o período de apuração desejado.

• No campo de receitas, localize a opção “receitas sujeitas à tributação monofásica de PIS/COFINS”.

• Informe o valor total das vendas de produtos monofásicos separadamente das demais receitas.

• Permita que o sistema aplique alíquota zero de PIS/COFINS sobre esse valor, o que reduz o DAS automaticamente.

Resultado esperado: DAS calculado sem PIS/COFINS sobre as receitas monofásicas, refletindo a tributação correta.

Dicas práticas: mantenha um controle mensal que separe as vendas por tipo de produto. Uma planilha simples com NCM, descrição e valor já é suficiente para alimentar o PGDAS-D com precisão.

Erros comuns: lançar todas as receitas no campo genérico de “comércio” sem distinguir os monofásicos. Essa prática gera pagamento indevido de PIS/COFINS e dificulta a recuperação posterior.

Solução de problemas: se o sistema não apresentar o campo de segregação, verifique se o CNAE cadastrado está correto para atividades de comércio varejista. O contador pode identificar e corrigir inconsistências no cadastro.

Com a segregação implementada para o período atual, o próximo passo é corrigir os meses anteriores em que as receitas monofásicas não foram informadas corretamente.

Passo 3: retificar os períodos anteriores com segregação incorreta

Objetivo: corrigir apurações passadas em que as receitas monofásicas não foram segregadas, o que gerou pagamento a maior de PIS/COFINS.

• O contador, profissional obrigatório para ME e EPP, acessa o PGDAS-D e seleciona os períodos a retificar, respeitando o limite de até cinco anos retroativos previsto no Código Tributário Nacional.

• Para cada período, o contador relança as receitas com a segregação correta.

• O sistema recalcula o DAS e apura o valor pago a maior.

• O contador documenta cada retificação com os valores originais e corrigidos.

Resultado esperado: histórico de apurações corrigido e valor total de crédito apurado disponível para recuperação.

Passo 4: protocolar o pedido de restituição ou compensação

Objetivo: recuperar os valores de PIS/COFINS pagos indevidamente nos últimos cinco anos.

• O contador utiliza o sistema PER/DCOMP, Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação, da Receita Federal.

• O contador informa os valores apurados nas retificações do PGDAS-D como crédito tributário.

• A Receita Federal analisa o pedido e, se aprovar, o crédito pode ser usado para compensar outros tributos federais ou ser restituído em conta corrente.

• A empresa guarda toda a documentação, como notas fiscais, retificações do PGDAS-D e comprovantes de pagamento do DAS original.

Resultado esperado: crédito tributário reconhecido e disponível para uso ou restituição.

Dicas práticas: organize as notas fiscais por competência antes de iniciar as retificações. Documentação incompleta é a principal causa de indeferimento de pedidos de restituição.

Erros comuns: solicitar restituição sem antes retificar o PGDAS-D. A Receita Federal exige que a apuração corrigida esteja registrada no sistema antes de qualquer pedido.

Solução de problemas: pedidos indeferidos podem ser contestados com recurso administrativo. O contador é o responsável por conduzir esse processo.

Recuperar créditos passados resolve o problema histórico, mas não impede que ele se repita. Para garantir que a segregação seja feita corretamente daqui em diante, é necessário estabelecer um controle mensal.

Passo 5: implementar controle contínuo para apurações futuras

Objetivo: garantir que a segregação seja feita corretamente em todos os meses seguintes.

• Crie um checklist mensal com os produtos monofásicos e seus respectivos valores de venda.

• Atualize o controle sempre que novos produtos monofásicos forem incluídos no mix.

• Revise o PGDAS-D com o contador antes do envio mensal.

• Monitore alterações na legislação sobre produtos sujeitos ao regime monofásico.

Como saber se deu certo?

A confirmação da segregação correta depende de alguns sinais objetivos que podem ser verificados em sequência.

• O primeiro indicador é o valor do DAS mensal, que deve ser menor do que nos períodos anteriores à segregação, na proporção das receitas monofásicas.

• Além da redução no DAS, verifique se não há autuações ou notificações da Receita Federal relacionadas a PIS/COFINS.

• Se a empresa protocolou pedido de restituição ou compensação, confirme que ele foi aceito sem ressalvas.

• Por fim, peça ao contador que confirme que as retificações foram processadas no PGDAS-D sem pendências.

O monitoramento deve ser mensal. Qualquer alteração no mix de produtos ou no volume de vendas por categoria exige revisão da segregação.

Dicas avançadas e próximos passos

Empresas que comercializam produtos em mais de uma categoria monofásica, como uma distribuidora que vende cosméticos e medicamentos, precisam segregar cada categoria separadamente no PGDAS-D. O controle por NCM facilita esse processo.

Para empresas nos anexos do Simples Nacional, é importante verificar em qual anexo a atividade principal está enquadrada. Empresas de comércio estão no Anexo I, com alíquotas que partem de 4%. A segregação correta das receitas monofásicas impacta diretamente o cálculo da alíquota efetiva.

Em relação à Reforma Tributária, empresas do Simples Nacional têm tratamento diferenciado em 2026, pois as exigências de destaque de CBS e IBS nas notas fiscais não se aplicam a elas neste ano. No entanto, isso não significa isenção. As empresas do Simples Nacional não estão isentas de CBS e IBS e terão até setembro de 2026 para decidir se permanecem no regime ou migram para o novo sistema a partir de 2027. O contador é o profissional indicado para avaliar essa decisão com base no perfil de cada empresa.

A Agilize Contabilidade cuida de toda a rotina contábil de ME e EPP no comércio, incluindo apuração mensal, retificações, pedidos de crédito e acompanhamento das mudanças legislativas. Com a contabilidade organizada, o empreendedor pode focar na estratégia do negócio.

Tabela de produtos monofásicos comuns no comércio

A tabela abaixo apresenta as principais categorias de produtos sujeitos ao regime monofásico de PIS/COFINS, conforme a Lei Complementar nº 123/2006 e a legislação tributária federal aplicável. O comerciante varejista que revende esses produtos aplica alíquota zero de PIS/COFINS na saída.

Categoria	Exemplos de produtos	Quem recolhe PIS/COFINS	Alíquota na revenda
Combustíveis	Gasolina, diesel, GLP, querosene	Produtor ou importador	Zero
Medicamentos	Medicamentos de uso humano em farmácias e drogarias	Fabricante ou importador	Zero
Cosméticos e perfumaria	Perfumes, cremes, produtos de higiene pessoal	Fabricante ou importador	Zero
Autopeças	Pneus, câmaras de ar, autopeças em geral	Fabricante ou importador	Zero
Bebidas frias	Cervejas, refrigerantes, águas envasadas	Fabricante ou importador	Zero

Nota: a classificação exata de cada produto depende do NCM e da legislação específica aplicável. Consulte seu contador para confirmar o enquadramento dos produtos da sua empresa.

FAQ

O que são produtos monofásicos para fins de PIS/COFINS?

Produtos monofásicos são aqueles em que o PIS e a COFINS são recolhidos integralmente na primeira etapa da cadeia, normalmente pelo fabricante ou importador, ou em alguns casos pelo atacadista. Os demais participantes da cadeia, incluindo o varejista, aplicam alíquota zero na revenda. Esse modelo evita a tributação em cascata e exige que o comerciante informe corretamente essas receitas no PGDAS-D para não pagar os tributos novamente.

Quais são as consequências de não segregar as receitas monofásicas no PGDAS-D?

A ausência de segregação faz o sistema calcular o DAS como se todas as receitas fossem tributadas normalmente, incluindo PIS/COFINS sobre os produtos monofásicos. O resultado é pagamento a maior de tributos, que pode se tornar relevante ao longo de meses ou anos. Além disso, a falta de segregação dificulta a recuperação de créditos em pedidos futuros, porque a Receita Federal exige que as apurações estejam corretas no PGDAS-D antes de qualquer restituição.

É possível recuperar valores pagos a maior nos últimos cinco anos?

Sim. O prazo decadencial do Código Tributário Nacional permite a recuperação de tributos pagos indevidamente nos últimos cinco anos. O processo envolve a retificação dos períodos no PGDAS-D e o protocolo de pedido de restituição ou compensação via PER/DCOMP na Receita Federal. Todo esse fluxo deve ser conduzido pelo contador, que é obrigatório para ME e EPP.

O contador é obrigatório para fazer a segregação de receitas monofásicas?

Para ME e EPP, sim. Como mencionado nos pré-requisitos, a legislação empresarial exige escrituração contábil regular para essas empresas. A retificação de apurações no PGDAS-D, o pedido de restituição e a compensação de créditos são procedimentos que exigem conhecimento técnico e responsabilidade contábil. O empreendedor pode levantar dados internos, mas a execução fiscal é responsabilidade do contador.

A Reforma Tributária muda alguma coisa para empresas do Simples Nacional em 2026?

Em 2026, conforme explicado na seção de dicas avançadas, as empresas do Simples Nacional têm obrigações diferenciadas de destaque fiscal, mas não estão isentas de CBS e IBS. Até setembro de 2026, cada empresa precisará decidir se permanece no Simples Nacional ou migra para o novo sistema tributário a partir de 2027. Essa decisão deve ser tomada com o apoio do contador, considerando o perfil de faturamento, o mix de produtos e o impacto tributário de cada cenário.

Ainda tem dúvidas sobre segregação de receitas monofásicas ou sobre os impactos da Reforma Tributária no seu negócio? Converse com um contador da Agilize Contabilidade.

Conclusão

A segregação correta de receitas monofásicas no PGDAS-D é uma obrigação contábil que impacta diretamente o valor do DAS pago mensalmente por ME e EPP no comércio. O processo envolve identificar os produtos monofásicos, informá-los corretamente no sistema, retificar períodos anteriores e, quando aplicável, recuperar créditos dos últimos cinco anos.

Cada etapa desse fluxo exige a atuação de um contador, profissional obrigatório para microempresas e empresas de pequeno porte. A Agilize Contabilidade cuida de toda essa rotina contábil, da apuração mensal à recuperação de créditos, para que o empreendedor possa focar na estratégia e no crescimento do negócio. Para implementar a segregação correta e recuperar créditos de forma segura, conte com o suporte da Agilize Contabilidade.